如何使用GTD提高生产力并完成工作

您需要更多时间来做自己喜欢的事情吗？当然可以对于极客来说，有很多技术项目需要解决，但是我们不’t have enough time.

Over the years, I’ve tried few time management and productivity systems. While they all helped me grow, there is something in those system that didn’t go well with my working style and thinking.

几年前，我遇到了大卫·艾伦（David Allen）’s 完成事情（GTD），立即感觉很适合我的工作风格和思想。我无法想象没有GTD的生活。

GTD并不是要告诉您要使用哪些软件或工具以提高生产力。 GTD是一个生产力框架，您可以对其进行调整以使其与您的工作风格相匹配。

Why GTD for 您?

• 您 won’就像任何告诉您完全按照该系统中所述进行操作的系统一样。 GTD不是严格的系统，它’一个框架！它提供了高级构建块，它将指导您实施您认为合适的解决方案。这就是GTD非常适合极客的＃1原因。
• Geeks like to pay attention to details. Apart from providing a 你好gh-level framework, GTD also explains in detail about how to implement the framework with a well thought-out approach.
• 您 don’t need to worry about assigning your tasks with High, Medium, Low (or A, B, C) priority anymore. 您 don’t even need to sequence the tasks in the order you like to complete. In GTD, you do a task based 上 the context, the time available, and the energy available.

完成事情（GTD） 是一个生产力框架。

GTD概述

根据David Allen所说，所有需要您注意的事物都被称为“Stuff”. This may be as simple as buying milk from the grocery store, or completing the proposal for the multi-million dollar project. Anything that takes up space in your RAM (mind), are called as 东东s. Not all 东东s are actionable. But, all 东东s needs to be collected, processed, organized, and executed appropriately.

GTD的5个不同阶段

1.收集阶段

您 are always collecting 东东. Some 东东 comes to you directly, and some gets collected for you in the background. 例如，emails get collected in your in-box in the background. 您 also need physical in-boxes where you can collect 东东s. At home (and work), have a physical in-box, where you thrown-in anything that needs to be processed. I have following 4 different in-boxes, where I collect my 东东s.

1. 办公室电子邮件收件箱
2. 个人电子邮件收件箱
3. 办公室物理收件箱
4. 物理收件箱在家里。

收件箱中的物品数量没有’不再像我那样打扰我’请按照显示的顺序处理它们。而且，当我’不在计算机前，如果有一个项目创意引起我的兴趣，我通常会通过手机向自己发送一封电子邮件，该电子邮件将被收集在我的电子邮件收件箱中，以备后用。

2.处理阶段

您 should process the items in your in-boxes frequently. Please note that processing doesn’t mean doing. Don’t DO anything 上 这个 stage, except processing. Process the 东东s collected in your in-box 上ce a day (or  how often you feel comfortable). Following is my processing schedule.

• 办公电子邮件：每天三遍。进入我手机的关键系统警报不属于此范围，因为这些警报需要立即关注。
• 个人电子邮件：每天一次。我过去经常每天检查个人电子邮件。但是现在，我晚上睡觉前只检查一次。 （作为我正在进行的30天习惯开发项目的一部分，我能够进入每天检查一次个人电子邮件的阶段，在该项目中，我尝试了30天来养成新习惯。）
• 办公室物理收件箱：每天一次。在下班前一天结束。
• 家庭物理收件箱：每周一次。我以前每天都会这样做，但是后来我意识到，对于我的工作风格而言，每周要做一次这样的工作就足够了。

处理收件箱中的项目时，请牢记以下各项：

• Start from the top and go down. 例如，start with the email 上 the top and work your way down, or take the 1st item from your physical in-box and work your way to the bottom.
• 一次只能处理一项。
• 一旦您’已从收件箱中取出一件物品进行处理，请不要’请将其放回收件箱中。

如何处理？

• 从收件箱中取出一件物品，问问自己– “我需要对这个物品做任何事情吗？”. Otherwise, “What is the 下一步行动 for 这个 item”?. 您 should come-up with a clear answer for 这个 question. Initially 这个 might be hard. 一旦您 get used to it, identifying 下一步行动 for every email (or physical item) can be done in matter of seconds.
• 如果不采取任何措施，则应丢弃该物品，或将其存档以备参考，或将其放入孵育列表中。
• If there is an action, you should do it immediately (if it takes less than 2 minutes to do it), or delegate it to somebody, or defer it for later 通过 putting it in the appropriate 下一步行动 context list (more 上 that below).
• 我通常会在10到15分钟内处理我的电子邮件收件箱。同样，处理不会’这并不意味着您完成了收件箱中的每个任务。

3.组织阶段

您的任何物品’ve deferred for later should be put in the appropriate 下一步行动 context list. In GTD, there are no priorities. 您 上ly have context.

例如，“从银行取钱”可能是一项高优先级的任务，但是您在工作时不能做太多事情。在工作中，您应该执行与工作相关的任务。在开车和跑来跑去时，您应该做好事。当您在数据中心的服务器机房中时，应该执行只能直接在控制台或服务器上完成的任务。

所有任务都应围绕需要执行的上下文进行组织。这可能与您习惯的工作方式有所不同，但是一旦习惯了，这将很轻松，并且您’ll be super productive. I like to keep my 下一步行动 content lists very simple.

Following are my 下一步行动 context lists. The tasks in these lists contain 上ly the 下一步行动s (not some vague project, or 你好gh level tasks).

• @家–只有当我’m at home.
• @工作–只有当我’m at work.
• @呼叫–打电话时可以完成的任务。即使手机一直在我身边’m可能没有足够的精力或时间在任何时候拨打电话。
• @差事–我需要完成的任务’m outside. 例如，deposit check in the bank, buy milk, etc.
• @数据中心–只有当我’m物理上位于服务器前面的数据中心。

I used to have around 10 下一步行动 context lists. Now I’ve将其简化为上述要点，对我来说非常有用。

Apart from the 下一步行动 context list, you also need the following list.

• 项目清单（工作）– This is your master list for all work related projects. Any project that cannot be completed with 上e 下一步行动, should be tracked 这里. 例如，“Configure Dev Server” is a project that needs to go as an item in the work project list. However, the 下一步行动 for 这个 project, “从DVD安装Red Hat OS” should go as an item in the @数据中心下一步行动 context list.
• 项目清单（主页）– This is your master list for all home related projects. 例如，“我女儿学习游泳” is a project that needs to go as an item in the home project list. However, the 下一步行动 for 这个 project, “前往基督教青年会网站，获取儿童游泳课程表” should go as an item in the @家下一步行动 context list.
• 有一天/也许清单– This is your master list for all items that you might consider doing it some day, but it is not important now. This list has more than 100 items for me. 例如，“Learning Spanish”是有一天我想做的事情，但现在不是。因此，它在我的“某天/也许”列表中。

While organizing, apart from putting things into the appropriate 下一步行动 context list, or project list, you also need the following.

• Calendar– Next actions that needs to be done at a specific time should go 这里. Treat your calendar with full respect. Do not put any wishy washy tasks 这里. Put 上ly the 下一步行动s that you WILL complete 上 that specific day and time.
• Day Specific–Some tasks are 上ly day specific (not time specific). Put 这个 in a day specific list. Do not put a day specific item in your calendar for a specific time. Keep both of them separate.

图：GTD工作流程

4.做吧！相

When it is time to execute, you should not be thinking about what needs to be done, or you should not be checking your email for items that needs to be done, or you should not be looking at a 上e big long to-do list with priority and try to figure out what needs to be done.

Instead, depending 上 your current context, you should look at the items in that 下一步行动 context list, and decide quickly 上 what you want to do. 例如，if you are at work, you look at @工作list, which will have all your previously defined 下一步行动 that needs to be performed. If you are driving, and have the time to make a call, look at the @呼叫list, which will have all the previously defined calls that you should make.

您’ll have multiple 下一步行动s in your context lists. When it is action time, you should pick 上e item from the context list and execute it. The question is: which item should you pick?. Since there are no priorities assigned to the tasks in the context list, use the following as a guideline to decide which take needs to be executed at any give time.

• 您r available energy. Certain tasks needs to be done when you have full energy. 您 don’t want to work 上 the“Create logical network diagram for new server room”tasks at around 4:00 pm, when your energy level is low. Rather, you want to perform 这个 task in the morning.
• 您r available time. If you have 10 minutes, before going to a meeting, and would like to do something, check your @工作context list for 下一步行动s that can be completed quickly in 10 minutes and do it.

当我’我真的在做某事，我’m正在执行以下其中一项操作：

• Do items based 上 the 下一步行动 context list.
• 如果我’我无法根据我的上下文列表工作，我’m working 上 planning. Thinking through 上 my projects and defining the 下一步行动s.

我从不做的是尝试完成所显示的工作，这在大多数情况下是无用的，而且您可能没有在从事最重要的任务。

5.审查阶段

您 have to review your system 上ce a week. I do it every friday evening. Following are some things that you might want to do as part of the weekly review.

• Review your project list and define 下一步行动 required for them.
• 查看您的职业和个人目标，并根据需要创建新项目。
• 查看您当前的星期日历并处理过去会议的所有笔记。
• Review next week calendar and plan appropriate 下一步行动s.
• Review all 下一步行动 context list.
• 扫一扫，将所有内容都放入收件箱中，以备日后处理。 （如果时间允许，请在头脑清扫后进行处理）。
• 查看您的某天/也许列表，并查找您要处理的任何项目。
• 在完成每周检查之前，这也是处理所有收件箱的好时机。

你有它。这就是我完成工作的方式。

我强烈建议您给 完成事情（GTD） 尝试一下。除了花费10美元购买这本书外，您没有什么可以失去的，这将大大改变您完成工作的方式。

GTD资源：

• 完成事情（GTD） –大卫·艾伦的主要著作。
• 准备好一切 大卫·艾伦（David Allen）着。包含52条关于工作和生活的生产力原则。这种重复方式与GTD主书相同，但提供了一些实用技巧。
• 使一切正常 大卫·艾伦（David Allen）着。在工作和生活的游戏中获胜。这是GTD主书的补充。
• 带指导DVD的GTD®工作流程图 大卫·艾伦（David Allen）
• GTD每周评论（3 CD音频套装） （音频CD），作者：David Allen。

给自己一些时间来尝试了解GTD框架。随着您的前进，请调整系统以适合您的工作风格。该系统不’要求您使用特定的软件，活页夹或类似的东西进行整理。您甚至可以使用简单的笔和纸开始使用。 GTD提供了一个灵活的框架，可以为每个人工作，可以根据您的工作方式进行调整。

请记住，要提高工作效率，使用什么软件来完成任务并不重要，而是您对执行的态度和方法很重要。

我希望我在2002年David Allen出版该书时就对这个系统有所了解。我从2007年下半年才开始使用此功能。随着生活的改变，我只说了几句话。这绝对是其中之一，因为它完全改变了我执行项目和完成工作的方式。我将永远不会以其他方式工作。

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