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如何使用GTD提高生产力并完成工作

您需要更多时间来做自己喜欢的事情吗?当然可以对于极客来说,有很多技术项目需要解决,但是我们不’t have enough time.

Over the years, I’ve tried few time management and productivity systems. While they all helped me grow, there is something in those system that didn’t go well with my working style and thinking.

几年前,我遇到了大卫·艾伦(David Allen)’s 完成事情(GTD),立即感觉很适合我的工作风格和思想。我无法想象没有GTD的生活。

GTD并不是要告诉您要使用哪些软件或工具以提高生产力。 GTD是一个生产力框架,您可以对其进行调整以使其与您的工作风格相匹配。

Why GTD for 您?

  • 您 won’就像任何告诉您完全按照该系统中所述进行操作的系统一样。 GTD不是严格的系统,它’一个框架!它提供了高级构建块,它将指导您实施您认为合适的解决方案。这就是GTD非常适合极客的#1原因。
  • Geeks like to pay attention to details. Apart from providing a 你好gh-level framework, GTD also explains in detail about how to implement the framework with a well thought-out approach.
  • 您 don’t need to worry about assigning your tasks with High, Medium, Low (or A, B, C) priority anymore. 您 don’t even need to sequence the tasks in the order you like to complete. In GTD, you do a task based 上 the context, the time available, and the energy available.

完成事情(GTD) 是一个生产力框架。

GTD概述

根据David Allen所说,所有需要您注意的事物都被称为“Stuff”. This may be as simple as buying milk from the grocery store, or completing the proposal for the multi-million dollar project. Anything that takes up space in your RAM (mind), are called as 东东s. Not all 东东s are actionable. But, all 东东s needs to be collected, processed, organized, and executed appropriately.

GTD的5个不同阶段

1.收集阶段

您 are always collecting 东东. Some 东东 comes to you directly, and some gets collected for you in the background. 例如,emails get collected in your in-box in the background. 您 also need physical in-boxes where you can collect 东东s. At home (and work), have a physical in-box, where you thrown-in anything that needs to be processed. I have following 4 different in-boxes, where I collect my 东东s.

  1. 办公室电子邮件收件箱
  2. 个人电子邮件收件箱
  3. 办公室物理收件箱
  4. 物理收件箱在家里。

收件箱中的物品数量没有’不再像我那样打扰我’请按照显示的顺序处理它们。而且,当我’不在计算机前,如果有一个项目创意引起我的兴趣,我通常会通过手机向自己发送一封电子邮件,该电子邮件将被收集在我的电子邮件收件箱中,以备后用。

2.处理阶段

您 should process the items in your in-boxes frequently. Please note that processing doesn’t mean doing. Don’t DO anything 上 这个 stage, except processing. Process the 东东s collected in your in-box 上ce a day (or  how often you feel comfortable). Following is my processing schedule.

  • 办公电子邮件:每天三遍。进入我手机的关键系统警报不属于此范围,因为这些警报需要立即关注。
  • 个人电子邮件:每天一次。我过去经常每天检查个人电子邮件。但是现在,我晚上睡觉前只检查一次。 (作为我正在进行的30天习惯开发项目的一部分,我能够进入每天检查一次个人电子邮件的阶段,在该项目中,我尝试了30天来养成新习惯。)
  • 办公室物理收件箱:每天一次。在下班前一天结束。
  • 家庭物理收件箱:每周一次。我以前每天都会这样做,但是后来我意识到,对于我的工作风格而言,每周要做一次这样的工作就足够了。

处理收件箱中的项目时,请牢记以下各项:

  • Start from the top and go down. 例如,start with the email 上 the top and work your way down, or take the 1st item from your physical in-box and work your way to the bottom.
  • 一次只能处理一项。
  • 一旦您’已从收件箱中取出一件物品进行处理,请不要’请将其放回收件箱中。

如何处理?

  • 从收件箱中取出一件物品,问问自己– “我需要对这个物品做任何事情吗?”. Otherwise, “What is the 下一步行动 for 这个 item”?. 您 should come-up with a clear answer for 这个 question. Initially 这个 might be hard. 一旦您 get used to it, identifying 下一步行动 for every email (or physical item) can be done in matter of seconds.
  • 如果不采取任何措施,则应丢弃该物品,或将其存档以备参考,或将其放入孵育列表中。
  • If there is an action, you should do it immediately (if it takes less than 2 minutes to do it), or delegate it to somebody, or defer it for later 通过 putting it in the appropriate 下一步行动 context list (more 上 that below).
  • 我通常会在10到15分钟内处理我的电子邮件收件箱。同样,处理不会’这并不意味着您完成了收件箱中的每个任务。

3.组织阶段

您的任何物品’ve deferred for later should be put in the appropriate 下一步行动 context list. In GTD, there are no priorities. 您 上ly have context.

例如,“从银行取钱”可能是一项高优先级的任务,但是您在工作时不能做太多事情。在工作中,您应该执行与工作相关的任务。在开车和跑来跑去时,您应该做好事。当您在数据中心的服务器机房中时,应该执行只能直接在控制台或服务器上完成的任务。

所有任务都应围绕需要执行的上下文进行组织。这可能与您习惯的工作方式有所不同,但是一旦习惯了,这将很轻松,并且您’ll be super productive. I like to keep my 下一步行动 content lists very simple.

Following are my 下一步行动 context lists. The tasks in these lists contain 上ly the 下一步行动s (not some vague project, or 你好gh level tasks).

  • @家–只有当我’m at home.
  • @工作–只有当我’m at work.
  • @呼叫–打电话时可以完成的任务。即使手机一直在我身边’m可能没有足够的精力或时间在任何时候拨打电话。
  • @差事–我需要完成的任务’m outside. 例如,deposit check in the bank, buy milk, etc.
  • @数据中心–只有当我’m物理上位于服务器前面的数据中心。

I used to have around 10 下一步行动 context lists. Now I’ve将其简化为上述要点,对我来说非常有用。

Apart from the 下一步行动 context list, you also need the following list.

  • 项目清单(工作)– This is your master list for all work related projects. Any project that cannot be completed with 上e 下一步行动, should be tracked 这里. 例如,“Configure Dev Server” is a project that needs to go as an item in the work project list. However, the 下一步行动 for 这个 project, “从DVD安装Red Hat OS” should go as an item in the @数据中心下一步行动 context list.
  • 项目清单(主页)– This is your master list for all home related projects. 例如,“我女儿学习游泳” is a project that needs to go as an item in the home project list. However, the 下一步行动 for 这个 project, “前往基督教青年会网站,获取儿童游泳课程表” should go as an item in the @家下一步行动 context list.
  • 有一天/也许清单– This is your master list for all items that you might consider doing it some day, but it is not important now. This list has more than 100 items for me. 例如,“Learning Spanish”是有一天我想做的事情,但现在不是。因此,它在我的“某天/也许”列表中。

While organizing, apart from putting things into the appropriate 下一步行动 context list, or project list, you also need the following.

  • Calendar– Next actions that needs to be done at a specific time should go 这里. Treat your calendar with full respect. Do not put any wishy washy tasks 这里. Put 上ly the 下一步行动s that you WILL complete 上 that specific day and time.
  • Day Specific–Some tasks are 上ly day specific (not time specific). Put 这个 in a day specific list. Do not put a day specific item in your calendar for a specific time. Keep both of them separate.

图:GTD工作流程

4.做吧!相

When it is time to execute, you should not be thinking about what needs to be done, or you should not be checking your email for items that needs to be done, or you should not be looking at a 上e big long to-do list with priority and try to figure out what needs to be done.

Instead, depending 上 your current context, you should look at the items in that 下一步行动 context list, and decide quickly 上 what you want to do. 例如,if you are at work, you look at @工作list, which will have all your previously defined 下一步行动 that needs to be performed. If you are driving, and have the time to make a call, look at the @呼叫list, which will have all the previously defined calls that you should make.

您’ll have multiple 下一步行动s in your context lists. When it is action time, you should pick 上e item from the context list and execute it. The question is: which item should you pick?. Since there are no priorities assigned to the tasks in the context list, use the following as a guideline to decide which take needs to be executed at any give time.

  • 您r available energy. Certain tasks needs to be done when you have full energy. 您 don’t want to work 上 the“Create logical network diagram for new server room”tasks at around 4:00 pm, when your energy level is low. Rather, you want to perform 这个 task in the morning.
  • 您r available time. If you have 10 minutes, before going to a meeting, and would like to do something, check your @工作context list for 下一步行动s that can be completed quickly in 10 minutes and do it.

当我’我真的在做某事,我’m正在执行以下其中一项操作:

  • Do items based 上 the 下一步行动 context list.
  • 如果我’我无法根据我的上下文列表工作,我’m working 上 planning. Thinking through 上 my projects and defining the 下一步行动s.

我从不做的是尝试完成所显示的工作,这在大多数情况下是无用的,而且您可能没有在从事最重要的任务。

5.审查阶段

您 have to review your system 上ce a week. I do it every friday evening. Following are some things that you might want to do as part of the weekly review.

  • Review your project list and define 下一步行动 required for them.
  • 查看您的职业和个人目标,并根据需要创建新项目。
  • 查看您当前的星期日历并处理过去会议的所有笔记。
  • Review next week calendar and plan appropriate 下一步行动s.
  • Review all 下一步行动 context list.
  • 扫一扫,将所有内容都放入收件箱中,以备日后处理。 (如果时间允许,请在头脑清扫后进行处理)。
  • 查看您的某天/也许列表,并查找您要处理的任何项目。
  • 在完成每周检查之前,这也是处理所有收件箱的好时机。

你有它。这就是我完成工作的方式。

我强烈建议您给 完成事情(GTD) 尝试一下。除了花费10美元购买这本书外,您没有什么可以失去的,这将大大改变您完成工作的方式。

GTD资源:

给自己一些时间来尝试了解GTD框架。随着您的前进,请调整系统以适合您的工作风格。该系统不’要求您使用特定的软件,活页夹或类似的东西进行整理。您甚至可以使用简单的笔和纸开始使用。 GTD提供了一个灵活的框架,可以为每个人工作,可以根据您的工作方式进行调整。

请记住,要提高工作效率,使用什么软件来完成任务并不重要,而是您对执行的态度和方法很重要。

我希望我在2002年David Allen出版该书时就对这个系统有所了解。我从2007年下半年才开始使用此功能。随着生活的改变,我只说了几句话。这绝对是其中之一,因为它完全改变了我执行项目和完成工作的方式。我将永远不会以其他方式工作。

您如何完成工作?发表评论,并分享您的生产率提示。

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{ 29 评论… 加一 }

  • 马库斯 2010年8月24日,上午2:22

    I’ve找到了可以帮助我GTD的软件。 这里.

  • 大师普拉萨德 2010年8月24日,上午2:23

    很高兴阅读本文。希望这也改变了我的生活方式。再次感谢本文。

    老师

  • 罗科 2010年8月24日,上午7:22

    感谢您分享您的想法和结果!

    I’我之前和我都读过有关GTD的文章’我会尽可能地运用它。

    我看到两个缺陷:

    首先,它与“someday list”. 您 could tend to put too much things there.

    其次,您需要“cylon”思维(系统思维)来使用此方法完成任务。此方法适用于组织严密的人员。我认为。

    再次感谢 !

  • 罗科 2010年8月24日,上午7:23

    I forgot to tell you: I will try with some recommendations you write 这里: Several lists depending 上“location”is a great idea, and reading personal email 上ce a day is another 上e. I’m deleting my personal inbox from the pda !

  • 拉梅什·纳塔拉詹(Ramesh Natarajan) 2010年8月24日,上午8:46

    @Roko,

    For me, checking personal emails all the time used to be a big addiction. 例如,when my daughter is playing at the park, I’我正在看着她,仍然无故检查我的个人电子邮件。不再!当我’在我和女儿的公园里,我只是和她一起玩,不再让我的电子邮件分散我的注意力。

    仅仅通过从手机中删除个人电子邮件并每天晚上检查一次,我就能获得很大的头脑清晰度。

    让我随时了解您的情况’ve tried it.

  • nill9 2010年8月24日,上午10:22

    谢谢,非常有趣

  • nullAndNada 2010年8月24日,上午11:12

    nice. btw, is there a good application out there where i can organize my dailywork? googled a little bit and found some, but better would be if someone already tried 上e and can say it’s nice and useful

  • 泽维尔 2010年8月25日,下午3:26

    一如既往的好文章。我要检查一下,因为我’我不是最有组织的人。感谢您的建议。

  • 2010年8月26日,上午4:11

    每天检查收件箱不超过几次的建议对我很有帮助。

    重新工具,我建议 这个.

    也,“系统管理员的时间管理”Thomas A. Limoncelli撰写的这本书是两个专业的个人建议的重要来源。

  • 巴尔马尔 2010年8月27日,上午5:04

    谢谢,很棒的文章。

    由于我的大部分待办事项都是通过电子邮件发送的,而且’(仍然使用Pine),我请Pine根据主题订购收件箱。收到新邮件时,我要么立即完全执行/应答/保存(请参阅上面的两分钟规则),要么在主题字段前面插入以下内容来转发给自己:
    –yy.mm.dd格式的截止日期,用于带有截止日期的任务
    – “$[two-digit number]” where the number represents priority, for tasks to do but without explicit deadlines. (E.g. The Geek 东东 emails automaticly receive $05 in front of their subject field).
    Then the rule is to process those tasks with deadlines in order, but if I have say 5 days before the next deadline I’m doing all $[digit] 东东s from $01 up to $05. So e.g. I read recent The Geek 东东 articles every time I have five days before my next deadline task.

    也,questions I ask and need answers from other people get a question mark inserted in the subject line.

    因此,Pine根据主题行进行排序,并且我的收件箱中有一个井井有条的待办事项列表,而无需传输电子邮件或打开其他应用程序。

  • 罗科 2010年8月28日,下午2:06

    @ramesh: yeah! to do things good you must focus 上 it and avoid all the external 东东 that could distract you. I mean, not 上ly at work but the life itself.

    我只是从手机中删除了我的个人电子邮件,现在我’我会在某些小时内检查它。

    我想我需要在它们属于它们时放一些东西。

    再次感谢 !您的文章非常有帮助!

  • 梵志 2010年8月29日,下午3:04

    Thanks for your guidelines. I was looking for a idel way to execute my 东东 @工作&@生活。希望我能成功实现这些方法。

  • 沙谷 2010年8月31日,晚上11:21

    真的很有用。谢谢。

    大多数事情都是通过电子邮件维护的…而且我总是使用Gmail。 gmail中的优先收件箱非常有用: http://mail.google.com/mail/help/priority-inbox.html

  • 克雷格 2010年9月15日,晚上8:49

    非常好的文章… dare I say ‘inspiring’???? 🙂

    听起来很伤心,几年前,我的一个工作伙伴给我买了GTD,无论是由于我不愿意改变,注意力不集中或普遍无法改掉不良习惯,我都没有’无法获得任何帮助。但是,这篇文章确实确实让我想重新考虑。我非常感谢你’已经将GTD转换成现实世界(或者也许是我’我只是一个Cliffs Notes家伙)。

    不过,我有一个问题是,您如何处理具有不同优先级(从您和他们的角度来看)的计划外中断(例如,工作中的人的罢工)?您是否在一天中为这种事情分配了特定的时间?还是将互动限制为2分钟规则?

    我当然感谢您有任何其他想法,并再次感谢您的分享!

  • 德里克 2010年11月1日,上午3:25

    不错的总结–并很好地提醒您要点。一世’我也是GTD风扇,尽管我已经大大简化了系统。

    对我而言,通过gmail和手机进行的针对性提醒可以很好地用于约会和日常任务。确保将Gmail设置为*提前*提醒您(例如1周,1天,1小时… 这个 countdown technique has a strong effect 上 me). For ad-hoc, day-to-day 东东, I carry a few small cardboard notes (e.g. use old business cards) with ONE item per card. When done, I tear them up. Bigger lists –项目所需的那些–可以保存在Google文档中。

    @roko说”您需要一个“ cylon”头脑(系统头脑)才能使用此方法完成工作。”

    No! That’s the whole point! Very few of us have“a systematic mind”and should anyway NOT be using our minds for keeping diaries and remembering“doing things”lists. Keep these things external and free your mind for thinking–that is the essential core of GTD.

  • 德里克 2010年11月1日,上午3:30

    @克雷格

    看一本关于计划外中断的好文章。那里’也是一个较短的音符 这里. I like the comment“My first question when asked to do something is‘when do you need 这个 to be done 通过?’ –this knowledge ensures that I can prioritise it fairly with the other work 上 my lists.“

  • 标记 2010年11月8日,下午1:26

    好的文章,以及一些极客的简短清晰的介绍。

    大缺陷:开车!= @电话,开车时间仅用于开车!

  • 阿克瑟 2011年6月30日,下午1:53

    It’真的很有趣。我想在自己的生活中实施GTD。万分感谢Ramesh ..期望越来越多..

  • 布里亚因 2011年11月30日,上午5:50

    拉梅什,你’re the man! I’您的生产力输出给我留下了深刻的印象。显示它有效!一世’我尝试GTD。谢谢,兄弟

  • nitin 2012年1月13日,上午5:03

    你好
    真的很棒必须读这本书,我已经有这本书了。

  • 安东尼奥·冈萨雷斯(Antonio Gonzalez) 2012年4月2日,下午1:48

    这是惊人的。希望我早点知道。

    有人推荐使用某个应用程序作为帮助工具吗?

  • 德里克 2012年4月3日,下午1:39

    @安东尼奥– try “TODO.txt” –适用于大多数移动平台。 这里.

  • 比朱·约瑟夫 2012年10月25日,上午7:49

    伟大的阅读。立即下车,并在亚马逊订购了这本书。这份读物给了我推动去实现那些早已浮现在脑海中的事情的念头。
    谢了哥们

  • oop 2013年7月9日,下午2:02

    非常感谢你

  • 瓦伊诺 2014年5月14日,上午8:00

    我对本文中的如何做事总是很感兴趣,这总是帮助我组织自己如何按时完成工作。

  • 斯里尼瓦斯 2014年7月21日,上午4:45

    非常感谢本文。让我以实际的方式来组织我的工作。

    斯里努

  • 朱利安·里贾纳(Jullian Regina) 2015年10月22日,下午5:55

    I’m always looking for better ways of organizing my time, 这个 post is awesome! 您 have to remember Parkinson’s law, what ever time we allot for a task, generally we will take up that entire amount of time.
    很酷的帖子!

    朱利安

  • 穆拉利 2016年2月29日,上午3:49

    I got introduced to GTD in Nov’15. I love reading a lot of GTD 东东 and am actively practicing it. I use RTM (Remember The Milk) to manage my 东东 and I find it good. A lot of my GTD friends use OmniFocus, haven’t used it yet.

    Good Article 上 GTD, a pleasant surprise while reading the Linux 东东 🙂

  • 迈克尔·米利根 2016年5月13日,下午2:03

    对于此冗长的评论,我预先致歉,但我希望这对其他可能对我不利的人有所帮助– I’63岁,一生都拥有ADD。

    今天,我正在阅读您关于RMAN的文章,并注意到您清楚地表达了这些原则,以及如何掌握最重要的事物。我一次’我很高兴我能分心看到这篇文章!我非常赞同@craig这个词“inspiring”. 您’封装GTD系统的核心要比我更好’从未见过任何描述的生产力系统。

    关于ADD的最糟糕的事情之一是它使一个人很快变得不知所措。这对一个人的职业来说是灾难性的,因为它’从不知所措的雪球到恐慌到生产力下降,再到更多的恐慌等。深夜开始工作到深夜,直到午夜之后才能赶上来。伤心的铁是我通常无法承受的。这是一项又一项工作的重复工作。任何有严重ADD症状影响其工作表现的人都完全知道我的意思。

    您以使其可行的方式来解释该系统。我爱这个系统的整个重点只在于完成自我“next action”一个项目。我实际上希望,当我以这种方式思考并做到您所描述的良好习惯时,结果将是这样,而不是半途而废“stuff”我整个星期都在撒布’ll be able to focus 上ly 上 the 下一步行动, which means less panic, which means better productivity, and, ultimately, getting more projects across the finish line.

    对我来说很明显,你有礼物,我想知道你是否还在写任何类型的书?一世’我相信这将是非常受欢迎的。我知道我会买。

    再次感谢你,

    迈克尔·米利根
    犹他州雷顿

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